仕事を効率化する方法

ライフハック
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はい、どうもー! 原文パパです(≧∇≦)/

今回は、仕事を効率化する方法、についてです。

 

  1. はじめに
  2. 仕事を効率化する方法【事務編】
  3. 仕事効率化方法:不必要な物は処分する
  4. 仕事効率化方法:整理整頓する
  5. 仕事効率化方法:「持ち物の定位置」を決める
  6. 仕事効率化方法:午前中に重要な仕事をする
  7. 仕事効率化方法:疲れている時はきっぱりやめる
  8. 仕事効率化方法:大きなミスになる前に潰す
  9. 仕事効率化方法:初めて業務依頼をする人に対して、仕事を任せきりにせず、密に連絡を取る
  10. 仕事効率化方法:進捗状況を定期的に報告する/報告させる
  11. 仕事効率化方法:プロジェクトの後半は、進捗度が上がりにくくなる事を肝に銘じておく
  12. 仕事効率化方法:指揮官が歩兵になってしまうと仕事はうまくいかない
  13. 仕事効率化方法:慣れによるヒューマンエラーを無くす
  14. 仕事効率化方法:ダブルチェックを徹底する
  15. 仕事効率化方法:チェックリストや、やり方マニュアルを作る
  16. 仕事効率化方法:メモを取る
  17. 仕事効率化方法:期限を設定する
  18. 仕事効率化方法:工程表を作る
  19. 仕事効率化方法:行う業務には優先順番を付ける
  20. 仕事効率化方法:依頼者と共通認識を作る 100%時点での初めての提出は避けること
  21. 仕事効率化方法:同じ作業は、工程ごとに行えばミスは減る
  22. 仕事効率化方法:他の人に仕事を任せる場合、まず自分が事前に体験しておく
  23. 仕事効率化方法:他の人に作業を依頼する時は、作業条件書を作る
  24. 仕事効率化方法:ヒヤリ・ハットを見逃さない
  25. 仕事効率化方法:安全唱和をする
  26. 仕事効率化方法:大人数で業務を行う場合は、班を作り、班長(リーダー)を選任することで管理体制を作る
  27. 仕事効率化方法:分かりやすい文章を書く
  28. 仕事効率化方法:資材や部品には、ネームタグを付けて番号管理をする
  29. 仕事効率化方法:得意先を作る
  30. 仕事効率化方法:重要な業務依頼は書面(文章)で行う
  31. 仕事効率化方法:指差し呼称を行う
  32. 仕事効率化方法:作業者が大勢居る場合は、作業者が散らばって作業に入る前に、ツールボックスミーティングを実施しておく
  33. 仕事効率化方法:朝礼(朝会)や終礼を行う
  34. 仕事効率化方法:連絡網を作る
  35. 仕事効率化方法:具体的なパターンをお客さんに提示する
  36. 仕事効率化方法:会議後に、議事録を提出する/提出させる
  37. 仕事効率化方法:大勢の人の手が加わると、ミスに繋がる点に注意する
  38. 仕事効率化方法:過去の失敗をまとめた失敗集を作り、同じ失敗を二度起こさないようにする
  39. 仕事効率化方法:過去に発生したトラブルを周知しておく
  40. 仕事効率化方法:リハーサルや事前社内会議を行う
  41. 仕事効率化方法:煮詰まったら、誰かに相談する
  42. 仕事効率化方法:他の部署や他の事業所の人と仲良くなる
  43. 仕事効率化方法:プロジェクトを始める前に、親睦会(飲み会)を開き、仲良くなっておく
  44. 仕事効率化方法:工程表の日数には余裕をもたせておく
  45. 仕事効率化方法:自分の説明に対し、居眠りをする人が居る場合……「最後に簡単なテストを行います」と予告しておく
  46. 仕事を効率化する方法【パソコン編】
  47. 仕事効率化方法:リマインダー機能を使う
  48. 仕事効率化方法:パソコンの画面上だけでチェックを終わらせず、印刷後にもチェックする
  49. 仕事効率化方法:データを編集する時は、元データをコピーしてから編集を開始する
  50. 仕事効率化方法:進捗状況を表・グラフで表す
  51. 最後に

はじめに

仕事の効率化。それは働く人にとって、永遠のテーマだと言っても良いでしょう。私も仕事を効率化したいと思っているサラリーマンのうちの一人です。

本書は、長年に渡って私が考えた方法をまとめたものです。皆様のご参考になればこの本の目的は達成されると考え、実用性の高い項目を中心に記載しました。

世の中には様々な種類の仕事が存在するため、本書のようなテーマのノウハウ本は、全ての人に共通する1冊は存在しないように思います。けれど、より多くの方に読んでいただけるように、内容が偏り過ぎないよう、またできる限り多くの方にとって当てはまる内容になるよう心掛けました。

本書で取り上げたノウハウは、もしかすると、読者の皆さんの勤め先の会社で、既に実施されている項目もあるかもしれません。既に実施されている項目以外で、この本を機に新しい発見があれば幸いです。

なお、本書は男性サラリーマンの方へ向けた内容となっています。予めご了承下さい。

 

仕事を効率化する方法【事務編】

仕事を効率化する方法【事務編】です。

 

仕事効率化方法:不必要な物は処分する

効率的で良い仕事をするためには、良い仕事ができる環境をつくることがなにより大切です。不要物を多く抱えていると、探すために時間を取られ、その間は仕事が止まり、時間をロスしてしまうことになります。つまり、不要なものを持たなければその分、仕事をする時間が増え効率化にも繋がると思っています。そのため、不要品は処分するようにしましょう。それが良い仕事をする上での第一歩となります。

身の回りの持ち物は、一定期間ごとに、残すか処分をするかを考えましょう。例えば、一定期間使っていない書類は、PDF 化したり、処分しましょう。本当に紙で保管しておく必要があるか?を考えると良いです。

また、使っていない筆記用具も、一定期間ごとに、残すか処分をするかを考えましょう(会社の備品を借りている場合は、共通棚に返却しましょう)。

持ち物を減らせば、何かスッキリした気分になるだけにとどまらず、仕事のスピードもアップする効果が期待できます。

ちなみに、不要品を減らすことは、考える回数を減らすことにも繋がると思っています。佐々木 典士さんの著書『ぼくたちに、もうモノは必要ない。』によれば、「人間は1日に6万のことを考えていると言われている」そうです。私はこれを最初に聞いた時、かなり多いと感じました。ただ、1秒に1個の事を判断していくと仮定した場合、1分間に60個、1時間では3600個になります。1日は24時間ですが、睡眠時間は8時間と仮定すると、18時間起きていることになりますので、3600個/h×18時間=64800個となります。単純な計算ですが、そのようになり、本に書いてあった値とだいたい一致します(この計算が正しいかどうかは分かりませんが)。

脳は1日の中で、使えば使うだけ疲れます。そのため、極力、不必要な事を考えなくてもよいようにすべきではないかと思います。物を探すことに考える回数を消費するぐらいなら、仕事の新しいアイデアについて考えた方がより良いと思っています。

そこで私は、会社に着ていく服を1種類のみにすることにしました。

 

 

以前は上図のように、様々な柄のワイシャツを所有していましたが、現在は下図の、白の無地のワイシャツのみとなっています。

 

 

冠婚葬祭で使用できるシンプルな白シャツなので、どんな場面にも対応できます。以前は、「今日は柄ものを着ようかな……あっ、でも、今日は出張でお客さんのところへ行くし、柄物は印象悪いか……」というようなことを考えたりもしていました。しかし、現在は同じ種類の無地の白シャツだけのため、考えることが少なくとも1つは減り、朝の時間が快適になりました。

脳が起きている限り、考える数を減らすこと自体は難しいと思います。人間は1日に6万のことを考えているという話を出しましたが、例えば6万→3万に減らすことはできないと思います。ですので、6万個それぞれの質を上げていくことが重要なのではないかと思いました。

いつもの定番品を作れば、判断する回数が減る分、他の検討時間に充てることができます。服を例に挙げましたが、服以外にも応用が可能でしょう。

少し脱線しましたが、不要な物は捨てる。仕事の効率化のため、まずそこからスタートしましょう。

 

 

仕事効率化方法:整理整頓する

不必要な物を処分したら、今度は残った物の整理整頓をしましょう。よくありがちなのは、複数の仕事の書類が同じ場所に混在していたりするということです。そのような状態では、「あれ、どこにいったかな?」と、探し物を探す時間が発生することになります。それは回避しなければなりません。

そこで、整理整頓をしましょう。例えば、複数の仕事を抱えている場合は、それぞれの仕事ごとに書類のファイルを分けるということが重要でしょう。また、仕事ごとに分けられた書類はそれぞれに付箋をつけることで、検索しやすくなります。

 

 

 

↑クリアファイルは、安価で、中身が見やすいという点や、かさばらないというメリットがあります。それらのメリットを活かす使い方をするのも良いでしょう。

 

↑キングファイルは、頑丈で多くの書類を保管できるというメリットがあります。長期保存にも向いているため、状況に応じて使用するかどうかを決めると良いでしょう。ちなみに、2つ穴タイプのキングファイルが日本では一般的ですが、左右どちらからでも書類の差し替えができるキングファイルが使い勝手が良く、便利と感じています。私だけかもしれませんが、片方からしか書類の差し替えができないタイプは、若干イライラしてしまいます。

 

↑キングファイルには、インデックスや付箋を付けて、項目ごとに整理すると検索しやすくなります。

 

付箋を貼る場合、「剥がれたりして紛失するのでは?」という意見もあるかと思います。たしかにそのリスクもあります。しかし私は、プロジェクトの前半時点では付箋で管理するのは良いと思っています。その理由は、プロジェクトの前半は、書類は流動的であり、ファイルに保存する紙の位置も変わりやすいため、貼り直しができる付箋がもっとも便利だと思うからです。なぜプロジェクトの前半は、書類が流動的なのかと言うと、プロジェクトの方向性が決まっていなかったり、発行される図書の全体像が見えないためです。発行する図書の全体像が見えない理由は、業務上の変更点等が発生することで、発行される図書の数量に影響が出て、それが図書の保管場所にも影響する場合があるためです(プロジェクト序盤から全体像が把握できている場合は、言うまでもなく素晴らしい事でしょう)。

一方、プロジェクトの後半では、ファイルに保存する書類の位置はほぼ決定すると思います。プロジェクトの方向性が決まり、さらに、図書もほぼ出揃うからです。

つまり、まとめると、プロジェクトの前半では、ファイルに保存する書類の位置が移動する可能性が高いため、何度も貼ったり剥がしたりすることができる付箋を使うのが良いと思います。そして、プロジェクトの後半時に、接着性の高いシールに切り替えるのが良いのではないかと考えます(もちろん、切り替える必要性がなければ付箋のままでも構いません)。

 

仕事効率化方法:「持ち物の定位置」を決める

使ったものは、元の場所に戻すことを徹底することが大切です。これをサボってしまうと、徐々に散らかっていってしまいます。例えば、元の棚とは違う棚にしまっても一見片付いたように見えます。しかし、次使おうとする時に、探す時間がかかってしまう可能性があります。ですので、物を使ったあとは、必ず元の場所に戻すようにしましょう。そうすれば、次回の使用時に、「○○はあそこに入っているな」ということが分かるため、持ち物を探す時間が短縮化できます。

ライターのメーカーとして世界的に知られるZippo社の調査結果によると、日本人は一生のうち平均で75,322分間、つまり52日間探し物を探すために時間を費やしているとの結果が出ているようです。 探し物に使う時間は実にもったいないので、その時間を少しでも減らす改善をしましょう。

仕事の効率化には関係ないように見えて、実はとても重要なことと言えます。

 

仕事効率化方法:午前中に重要な仕事をする

脳が疲れていない状態の時に、重要な仕事をすることがミスの軽減に繋がると個人的に感じます。

私は、朝8時半頃からデスクワークを開始するため、夜に近づくほど、脳が疲れたなぁと感じます(私はデスクワークをしない日もありますが、仕事の9割がデスクワークです)。個人的な話をすると、深残業が発生した時に、図面等のチェック業務をすると、注意力が低下しているせいか、見落とし等のミスが起きやすい気がしています。そのため、重要な仕事は午前中に取り掛かるのが良いと思います。ちなみに、深残業時にどうしてもチェック業務をしなければならない場合は、次の日の朝、ダブルチェックとして昨日の夜にしたチェック業務を再度見直すようにしています。

簡単な仕事と難しい仕事がそれぞれ1つずつ存在し、並行して行わなければならない場合は、まず難しい仕事を朝から行い、夕方ごろから簡単な仕事をするのが良いと思っています。但し、片方の仕事が緊急性の仕事である場合は、それを先に取り掛かる必要があるのでこの方法は使えませんのでご注意下さい。

 

仕事効率化方法:疲れている時はきっぱりやめる

身体が疲れている時、だらだらと仕事を続けても効率は上がりにくいものです。それならばいっそのこと、きっぱりと止めて次の日にまわすという手段も、時と場合によっては有効です。

納期にまだ余裕がある場合は、この選択を取ることを検討するのも良いでしょう。残業が続く場合は、「今日は早く帰ってゆっくり休み、また明日から頑張ろう」というような日を作ることで、気分を切り替えたり、メリハリをつけることができるため、検討してみると良いでしょう。

疲れている時にチェック業務をする場合、見落としが発生しやすかったりもします。そのため、チェック業務を次の日の午前中にまわすというのもミスを減らすという意味で、方法の一つとして有効です(納期に余裕がある場合に限った話になりますが)。

 

仕事効率化方法:大きなミスになる前に潰す

「大きなミスになる前に潰す」。これは仕事を行う上で鉄則と言えるでしょう。

例えば、ベルトコンベアにのって次々に流れてくる製品をチェックする業務をすることになった場合を考えてみましょう。不備のある製品が流れて来た際、それに気づかなかった場合は、その製品は次の工程へと流れていってしまいます。最悪の場合、そのまま市場に出ていってしまう可能性もあります。一度市場に出てしまうと、回収するのには莫大な費用と手間が発生してしまいます。これは例え話ですが、このように、自分がミスに気づかなかった場合、そのミスは次の工程へ流れていってしまい、次の工程へ行くごとに、修正するためのコストと手間が発生することを肝に銘じましょう。

1枚の図面をもとに、100人の作業者が建設を行う現場では、その図面の精度がしっかりしていなければ、大きな混乱を招くことになります。100人の作業者の手元に渡る前に、図面にミスがないかをしっかりと確認しておく必要があります。

発注者が仕事を依頼して、受注者がそれを受ける場合、受注者側の工程が進めば進むほど、業務に関わる人数は多くなっていきます。ピラミッドの一番上から、徐々に下へ下がっていくようなイメージと言えるでしょう。そのため、ミスをチェックすることになった場合は、自分がミスを防がなければ、次の工程でミスを挽回するのは今よりも大変になるということを肝に銘じながら仕事をしましょう。

 

仕事効率化方法:初めて業務依頼をする人に対して、仕事を任せきりにせず、密に連絡を取る

これは、業務を他の人へ依頼する場合の話です。初めて業務依頼をする人に対しては、仕事を任せきりにせず、密にコミュニケーションを取る必要があると思います。初めて一緒に仕事をする場合は、意思疎通がうまく行われない場合があるからです。相手は、今まで別の人達と仕事をしてきたわけですから、意思疎通をいきなり図れる方が凄いとも言えるでしょう。

例えば、紙を折る作業にしても、折り方が異なる場合も考えられます。こちらは四つ折りにすることが当たり前と思っていても、相手が自分と同じ考えとは限りません。ただ、一度認識を合わせれば、次回からは「前回と同じでお願いします」と依頼ができるようにもなるため、まずは認識を合わせるところから始めましょう。

業務依頼書を作業前に発行することで、認識の不一致を防ぐことはできると思います。ただ、それでも完璧ではない場合があります。そのため、電話や打ち合わせを用いて、密に連絡を取り合うのが良いでしょう。また、初めて付き合うような場合、最初は小さな仕事を依頼し、そこで意思疎通を図る等の対応も有効です。

 

 

仕事効率化方法:進捗状況を定期的に報告する/報告させる

進捗状況を定期的に報告したり、させたりすることはとても重要です。以下の2点について把握しておく必要があるためです。

 

1.計画通り進んでいるかを確認するため

2.間違った作業をしてはいないか確認するため

 

1については、進捗状況を定期的に報告することで、オンスケジュール(計画通り)に進んでいるか、そうでないかが分かります。

もし計画通りに進んでいないことが分かった場合は、自分が管理者である場合、新たな指示を出すことができるでしょう。例えば、単純にもっと頑張るように指示を出したり、場合によっては、人をかけて対応するようにという指示を出したり、お金をかけて対応するようにといった指示を出すことも可能となります。

 

2については、初めて作業に関わる人の行動を特に注視しておく必要があります。作業完了後に連絡下さいとしていると、全く別の物が出来上がってしまった、ということがあります。そのため、作業完了後だけでなく、作業進行中にも定期的に進捗状況を報告してもらうようにしましょう(もちろん、作業前にきちんとした作業依頼をしておくことが重要ですが、それは別の話になってしまうのでここでは割愛します)。

進捗管理をすることにより、少々悪い言い方ですが、作業者がサボるという状況も防止できます。作業者ごとに進捗状況を提出してもらうという方法を取れば、各個人の作業具合を数字で表すこともできるため、どの作業者が仕事を多くこなしているかが何となく分かるようになります。それにより、能力が高い人を難易度が高い場所に配置したり、遅れが発生している現場に行って作業をしてもらう、という人事配置を行うことも可能になります。

 

進捗状況は、報告書や週報に書くと良いでしょう。週報を書くこと、もしくは書かせることで、今何をやっているのかということが分かりやすくなります。週報の内容で理解できないものがある場合は、書いた人に問い合わせるのも良いでしょう。もし、今すべきではない不要な作業をしていることが発覚した場合は、指摘をすることで軌道修正をすることも可能です。また、週報を取っておけば、次回のプロジェクトの進め方の参考にもなります。

 

週報を書く時は文章で書く以外に、進捗度を併記する等、数字での報告も行うべきです。

「だいたい」や「ほぼ」というような言葉は、人によってニュアンスが異なるため、書き手と読み手との間にニュアンスの差が生まれやすく、好ましい表現方法とは言えません。従って、数字に置き換えることができる場合は、数字に置き換えて報告する方が、読み手と共通の情報をやり取りすることができるため、良いでしょう。

 

<悪い例>

・だいたい完了した

・ほぼ完了した

 

<良い例>

・90%完了した

・残り2件となった(全20件中)

 

何をもって、〇%完了とするか、というのは最初に決めておくと良いでしょう。一つ一つの作業を細かく分断しすぎると、進捗度の報告が大変になる場合があるため、大きく分類するのも手です。

例えば、10部屋の片づけを行う業務をする場合、10部屋全ての片付けが完了したら100%完了、と設定できます。そして、1部屋の片づけが完了したら10%完了、と言う風に決めれば、分かりやすいです。細かく言うと、1部屋の片づけの中にも進捗度は存在するでしょう。例えば、ある机を拭いたら1%、といった感じです。しかし、そこまで細かな分け方をしてしまうと進捗管理が面倒にもなります。ですので、細かく分かるかどうかはその都度決めましょう。

 

進捗報告の頻度は自由に設定できますし、状況に応じて決めれば良いでしょう。建設現場関連の仕事で、中長期に渡って、作業者の人に作業を任せる業務の場合は、一日の終わりにその日の作業内容と進捗状況を報告させるのが良いでしょう。一日の終わりに作業内容と進捗状況を報告させると、作業者の人にも緊張感と責任感が多少なりとも発生するため、効率的に作業が進む可能性もあります。

また、普段は作業がよく進んでいる人が、今日は作業があまり進まなかった場合、どんな理由があったのかも話してもらうことができます。それにより、対策を講じることもできるでしょう。

進捗状況を報告してもらう際に、次の日や今後のノルマを課しすぎると、ミスやトラブルが発生してしまうこともあるので、そこは注意したほうが良いでしょう。

 

仕事効率化方法:プロジェクトの後半は、進捗度が上がりにくくなる事を肝に銘じておく

プロジェクトは後半になればなるほど、進捗度が上がりにくくなる場合があります。

プロジェクトの最初から最後まで、作業が全く同じ場合は、作業者の人達は徐々にコツを掴んでいくため、後半の進捗度は上がりやすいと言えるかもしれません。しかし、プロジェクトが進んでいく中で、作業内容が変わっていくような業務の場合は、作業に慣れることができないため、後半では進捗度が鈍る場合があります。

進捗度が鈍る原因は、以下のような問題が主に挙げられます。

 

1.作業者の疲れによる作業効率の低下

2.後半は難しい業務を解決しなければならず、なかなか業務が捗らないため

 

完全週休2日制のように、作業者が一定の休みを得ていれば問題ないですが、納期が迫っていて休みなく働かざるを得ない場合は、プロジェクトのどこかを全休日に設定する等、休暇日を設けるようにすることも重要です。疲れによる労災が万が一発生した場合の損失はとてつもなく大きいため、定期的に休みを取ることで、作業者の疲れを取るのが良いでしょう。疲れを取ることで、チームの士気やモチベーションを上げることにも繋がります。

また、難しい仕事は、早急に処理することが重要です。難しい業務がプロジェクトの後半に突然現れた場合は、解決のため、取り掛かる優先度を高めにし、すぐに解決できるように動くことが重要です。

過去に同様の業務を経験したことがある場合は、プロジェクトの開始時に、プロジェクトのどのあたりの業務で手間取りそうかを予め予想しておくと良いでしょう。予め予想を立てておけば、対策のための行動も迅速に取ることができます。逆に、自分が初めてプロジェクトを仕切る立場になり、過去に経験がない場合は、同様の業務をしたことがある経験者に、どの業務(またはどの時点)で手間取ることになりそうかを質問しておくと良いでしょう。そして、早めに手を打っておくことが大切です。そうすれば、プロジェクトは後半になればなるほど、進捗度が上がりにくくなるという現象を抑えることができるでしょう。

 

仕事効率化方法:指揮官が歩兵になってしまうと仕事はうまくいかない

指揮官は、見晴らしの良い高い丘の上から全体の戦況を伺い、戦況に応じて的確な指示を出す、武将のようである必要があります。

例えば、サッカーの監督を例に挙げると、監督がピッチの中にいきなり入っていき、選手に混じってボールを蹴り、プレーをし始めることは絶対にありません。サッカーでは、監督はプレーをせず、指示を出す立場であるということがはっきりしています。

 

では、プロジェクトの場合はどうかと言うと、プロジェクトが忙しく、人手が不足しがちな状況の中では、指揮官自ら作業をせざるを得ない状況となってしまう場面も中にはあるかと思います。そこがサッカーの場合と異なる部分です。

従って、指揮官自ら作業をする場合のメリットとデメリットを考えておくべきです。

 

まずメリットからです。指揮官は指揮を取るのが仕事なわけですが、指揮官が自ら作業をして、手本を見せることが有効な場合もあります。それにより、現場で働いている人に対して、意図が伝わりやすくなったり、理解してもらいやすくなったりします。サッカーのように、監督は絶対にプレーしてはならない、ということはないため、状況に応じて指揮官自ら作業をするという選択を考えるのも良いでしょう。

 

続いてデメリットです。指揮官が自ら作業をしてしまうと、全体の状況を把握する人がいなくなるため、指示が希薄になってしまうことが予想されます。「丘の上から降りても、俺は全体の状況を見渡すことができるから大丈夫だ」と思っていても、知らない間に指揮官目線ではなく、作業者目線になってしまい、全体が見渡せなくなってしまっている場合があるので注意が必要です。最悪の場合、現場が混乱する可能性もあるため、注意が必要です。

 

プロジェクトは生き物であり、流動的なものでもあるため、状況は刻一刻と変化します。自分が指揮官になった場合、指示だけに徹すれば良い場合もあれば、直接作業しなければうまくいかない場合もあるでしょう。従って、ある特定の仕事だけに徹すれば良い、ということはここでは断言できません。ただ、基本的に指揮官は全体の状況を見渡して指示を出すことが仕事の基本です。状況を見定めて、状況に応じて的確な指示を出す。それが指揮官の最大の役割であることを肝に銘じて、それを心掛けることで、仕事の効率化につながるでしょう。

仕事効率化方法:慣れによるヒューマンエラーを無くす

過去に何度も経験していて慣れている作業は、慣れによるミスが発生しやすいと言えます。

初めて作業をする際は、過去に体験したこともなく、分からないことだらけであるため、多くの方が慎重に作業を進めることと思います。これは、石橋を叩きながら渡っている状態に似ています。用心に用心を重ねているわけです。

しかし、同じ作業を何十回、何百回と繰り返していると、「きっと~だろう」という過信や勝手な推測、慢心が生まれてくることがあります。それが知らず知らずの間に、油断になってしまうわけです。これは、石橋を叩かずに渡ってしまっている状態に似ています。石橋を叩かずとも、その石橋が安全だということが感覚的に分かるようになるというのは、仕事をする上でプラスだと言えます。しかし、中には一見安全に見えても、実は叩かなければ安全性が分からないような石橋が存在するかもしれません。それは叩いてみなければ分からないため、叩かずに渡るのは危険なわけです( ここでの石橋とは、便宜上の比喩ですが、石橋という言葉を実際の業務(作業)に置き換えてみると、具体的は話になります)。

仕事は慣れてきた時が一番危ないという人もいます。常に、初心を忘れないように業務(作業)を進めましょう。

 

 

仕事効率化方法:ダブルチェックを徹底する

ダブルチェックとは、文字通り2回チェックを行うことです。ダブルチェックを行うメリットは、1回目でのチェックでは気づかなかったミスに気づくことができるというメリットがあります。一方、デメリットとしては、チェックを2回行う必要があるため、時間と手間、人件費がかかるという点が挙げられます。

自分一人で2回チェックを行うという方法もありますが、他者に依頼をして自分と他者で合わせて2回チェックをするという方法もあります。

最も良いのは、自分一人でダブルチェックを行うよりも、他者に依頼をしてダブルチェックをしてもらうことです。その理由は、自分一人だけでミスを潰すことは限界があると思うからです。記載ミス等は、自分一人での2回目のチェック時に気づくことができる場合があるかもしれません。しかし、思い込みが発生してしまった場合や、技術的な習熟度が低い場合は、2回目のチェックの際でもスルーをしてしまい、間違った判断を下したままになってしまう可能性があります。つまり、自分と視点が違う人にチェックをしてもらった方が、ミスに気づきやすくなると思うのです。

自分よりも業務経験のある人にチェックを依頼すれば、経験をもとにチェックをしてくれるため、技術的な面で信頼度が増すと考えられます。従って、そういう人にダブルチェックの依頼をすると良いでしょう(もちろん、自分で全てミスを潰すんだという意気込みで業務に挑むことは必須です)。

また、エクセルのセルに打ち込まれた数字を確認する等の作業の場合は、エクセルに慣れている事務の方に依頼するのが良いかもしれません。

第三者に立ち合いを求めることも、ダブルチェックの一種と言えるでしょう。第三者に立ち合いを求めることで、自分自身の思い込みや勘違い、あるいは確認不足によるミス等を軽減することができるため、有効な手段の一つになり得ます。

 

人手不足の場合は、仕方なく自分一人でダブルチェックをせざるを得ない場合もあるかとは思いますが、できる限り他の人の目を通したダブルチェックを心掛け、ミスを減らしましょう。

 

仕事効率化方法:チェックリストや、やり方マニュアルを作る

仕事の経験を積んでいくと、仕事に対しどんなことに気を付けて業務をすればよいかが分かってくるようになるでしょう。しかし、何らかの理由で注意点を忘れてしまって、注意すべきことをスルーしてしまうと、ミスに繋がってしまうことがあります。

その時に便利なのが、チェックリストです。ミスしやすい項目を一覧表にし、作業の終わりにチェックマークを付けるようにすれば、ミスを減らすことができるでしょう。これは個人で作成するのも良いですが、同じ職場内で作成すると、他の人達の失敗しそうになった項目も反映されるので、かなり有意義になると思います。

 

チェックリストの具体例として、ホテルの清掃作業のアルバイトをする事になった場合で考えてみます。アルバイトを始めた初日では、どんな風に清掃作業を行えばよいか分からないと思います。そんな時に以下のようなチェックリストが活躍します。

 

<チェックリスト>

□ シーツの交換はしたか

□ トイレの清掃作業は完了したか

□ 窓を開けて、空気の入れ替えをしたか

□ 掃除機で床を掃除したか

 

上記のチェックリストを参考にすれば、なんとなく、初日からでも業務ができるような気がしてきます(もちろん、掃除機のかけ方など、技術的なことは教えてもらわなければなりませんが。)。

チェックリストの良い所は、経験者にしか分からない事や知らない事をチェックリスト化することによって、初心者の人でも業務がしやすくなる事です。

チェックリストと同様に業務のやり方マニュアルを作れば、初めてその業務をする人にも伝わりやすくなりますし、教育費の削減にも繋がるかもしれません。

 

チェックリストは、できるだけ短文で端的に記載するのが良いと思います。長文の場合だと、チェックリストをチェックするのも嫌になる可能性があるからです。どうしても長文を書かなければならない場合は、まず1行目に結論を書いた後、2行目から理由を述べるというふうにした方がよいでしょう。

チェックリストにチェックをすることを強制化すると、負担が増えるというデメリットもあります。その場合は、チェックリストという表現ではなく、業務解説書という表現で、強制力を持たないような位置づけにするのも良いかもしれません。

 

仕事効率化方法:メモを取る

仕事が忙しい時は、他の人から次々に業務を依頼されることがあります。そんな時は、メモを取るようにしましょう。頭の中で覚えきれないことは、積極的にメモに残すことで、物忘れによるミス防止に繋がります。

メモを記載する紙は、大きく分けると二つあると思います。1つ目は手帳に書くパターンです。2つ目は、ノートに書くパターンです。

手帳に書くメリットは、日にちごとのマスを利用して記載していくことで、その日何をやったかということが後で振り返りやすくなります。「〇〇の依頼はいつ発生したっけ?」と他の人から尋ねられた場合、その依頼を記載していた手帳を見返すことで、正確な日時を言うことができます。また、プロジェクトの工程をカレンダー部分に書いておくことで、先を見据えた行動を取ることもできるでしょう。

ノートに書くメリットは、1ページを自由に使用することができることです。手帳のマスよりも広く使う事ができるため、図を描いたりすることもできます。(手帳によっては、カレンダーの後ろに、自由ページが付いているものもあるため、そこを利用すればノートと同じように使用することもできます)。

それぞれメリットに違いがあるため、ご自身にあったものを選ばれると良いでしょう。

 

メモの取り方ですが、私は、プロジェクトが始まったら新しいノートを1冊用意するようにしています(今後は手帳を使う可能性もあります。)。そこに、以下のことを書くようにしています。

 

<業務依頼が発生した場合>

・発生日付(必要に応じて時刻も記載)

・依頼内容

・依頼者名

 

<その他ノートに記載していること>

・やるべきこと

・残作業

 

メモを取ったとしても、見るのを忘れてしまいそうだという不安がある方は、パソコンやスマートフォンに入力して、リマインダー機能をかけておくとより良いでしょう。後回しにしてしまうと忘れてしまう場合があるので、業務依頼が発生した時点ですぐに取り掛かるのが望ましいでしょう。

 

 

仕事効率化方法:期限を設定する

例えば、作業Aと作業Bという仕事があるとします。作業Bは作業Aが完了してからでなければ取り掛かれない仕事である場合、作業Aに対して完了日時を設定していないと、作業Bの取り掛かり開始がズルズルと遅れる原因になります。

「作業Aは必ず〇日までに終わらせる」ということと「作業Bは〇日から取り掛かる」という目標を設定しておけば、プロジェクトの工程をオンスケジュールに保つことができます。目標を立てれば、仮にそれが達成できない時、何が不足しているのかが分かります。人が足りないのか?作業者に何か原因があるのか?やり方がよくないのか?等です。目標を立てることは、失敗分析を行う上でも役に立つのでおすすめです。

期限を決めずにだらだらと作業を進めると、後々工程に余裕がなくなってきてしまう可能性が高くなるため、必ず期限を決めて各作業に取り掛かるようにしましょう。

 

仕事効率化方法:工程表を作る

工程表を作ることはとても重要です。全体の工程を把握せずに、目の前の仕事だけを優先してやっていると、段取りに支障が出て、問題が発生する場合があります。従って、仕事の順番を整理する意味で、工程表の作成を行うようにしましょう。

 

<例>

仕事A:4月からスタート

仕事B:5月からスタート

仕事C:6月からスタート

 

どんな作業が予定されているかを目に見える形にしましょう。定期的に眺めて、やり忘れがないかをチェックするようにしましょう。

 

 

仕事効率化方法:行う業務には優先順番を付ける

これは、現在進行形の業務が複数ある場合の話です。業務が複数ある場合は、優先順位を付けることが重要です。例えば、以下のような業務は優先度が高いと言えます。

 

<優先度が高い業務>

・他の人が絡む業務

・完了するまでに時間がかかる業務

 

逆に以下のような業務は、優先度が低いと言えるでしょう。

 

<優先度が低い業務>

・自分一人で完結する業務

・完了するまでに時間がかからない業務

 

「他の人が絡む業務」の優先度がなぜ高いかと言うと、他の人が作業をすることも頭に入れておく必要があるためです。

例えば、明日中に終わらせなければならない仕事があるとします。その仕事を他の人に依頼する場合、その作業者が作業をする時間のことも考えておく必要があります。明日中に終わらせなければならないのに、明日の16時頃作業の指示を出してしまうと、定時が17時の会社の場合、残り1時間しかないことになります。その仕事がもし、8時間かかる仕事だった場合、明日の16時に業務依頼を出してしまうと、定時どころか、その日のうちにも終わらないという事態になってしまいます。そのため、その仕事は今日中に、作業者に作業指示を出しておく必要があるわけです。

もう一つ例を挙げると、例えば、ある物を取り寄せる場合、その納期が10日かかるとします。その納期を「5日にして下さい」と言っても、相手は対応できない場合があります。そのため、この場合は10日もより前に発注しておく必要があります。これも「他の人が絡む業務」のため、相手の作業にどれくらい時間(日時)がかかるかを把握しておく必要があります。

ここで一点注意したいのは、長期休暇が発生する場合は、相手の休暇日を事前に把握しておく必要があるということです。例えば、ゴールデンウィークやお盆休み、年末年始等は、会社自体が休みになる場合があるため、相手の作業自体がストップしてしまう場合があります。そのため、相手のスケジュールをあらかじめ事前に把握しておき、休暇日を除いた実働時間を逆算した上で、業務依頼を実施するようにしましょう。

作業者に指示を出し終えれば、自分は別の業務を行うことができるようになるため、まず第一に、「他の人が絡む業務」を先に処理することを心掛けましょう。

 

「完了するまでに時間がかかる業務」の優先度が高い理由は、完了するまでに時間がかかることから、業務を計画的に進めていかなければならないためです。急な業務が途中で入ってきてしまい、「完了するまでに時間がかかる業務」を一時的に中断せざるを得なくなった場合、残り日数(あるいは残り時間)が少ない場合だと、挽回するのが困難になる可能性があります。そのため、急な業務が入ってきても問題ないようにしておく必要があります。

納期がかかる仕事を自ら行わなければならない場合は、早めに片付けることを心掛けるようにすると良いでしょう。

業務が複数ある場合は優先順位をつけ、今、何から取り掛かるべきかを考えましょう

 

仕事効率化方法:依頼者と共通認識を作る 100%時点での初めての提出は避けること

これは、自分が作業者になった時の注意事項です。仕事の業種としては、客先からの依頼を受けて、自分が製作(制作)に着手するという業種での話となります。

製作物を作る場合、100%の完成品を完成時点で初めて客先へ持っていくと、失敗することがあります。それは、「依頼したことと全然違うじゃないか」という事態が発生する可能性があるからです。

100%作業が完了していた場合にやり直しが発生すると、追加の作業時間と追加コストが発生してしまいます。そのような事態が起きないようにするために、製作に取り掛かっている途中時点で、何度か客先へ状況報告を行うことが望ましいです。

例えば、完成率30%時点で一度ラフ案を客先に見せるという方法を用いるのも良いでしょう。仮に方向性が異なっていても、まだ手を付けていないため、修正がスムーズに行えます。途中経過を報告することで、依頼者との共通認識を作ることができます。

客先へ提出するタイミングとしては、状況の応じて異なると思いますので、はっきりと定義することは難しいですが、30%、50%、70%といった感じに設定すると良いでしょう。何かの製作物を依頼された場合、ある程度骨組みを作り、全体像を起こさなければ、客先へ持っていっても、お客さんも判断できない場合があるでしょう。従って、10%や20%といった初期の段階の制作物を持っていってもあまり意味がない場合もあるので注意しましょう。

客先に案を見せる回数は、その都度検討すると良いでしょう。新規の客先の場合は、自分との間に共通認識が生まれていない場合もあるため、密に連絡を取り合いながら進めていくのがセオリーと言えます。

あまりに単純な作業の場合は、途中報告をする行為は不要かもしれませんが、難しい仕事をやっている場合は、途中報告を行うのがセオリーと言えます。

 

 

仕事効率化方法:同じ作業は、工程ごとに行えばミスは減る

例えば、以下のような3つの仕事があるとしましょう。

 

1. 書類にサインをする(30部)

2. 1の書類を印刷する

3. 印刷した書類を折る

 

上記は、書類を30部作る業務で、3つの工程に分かれています。この場合、1の作業を全て終えてから、次に2の作業を全て終え、それから、3の作業を全て終えるべきだと思います。

逆に、1部ごとに1→2→3の順番で作業していくと、注意が散漫になりやすく、どこかで抜けが発生します。例えば、ある書類について、1のサインを記入することを忘れたまま、2の作業に入ってしまう等です。1つの工程を全て完了させてから次の工程に行くようにすれば、このようなミスは減らせると思います。

上記は説明を分かりやすくするため、分かりやすい業務の例を挙げましたが、実際に着手する業務では、さらに複雑なものもあるでしょう。また、一見すると工程ごとに分かれていないように見える業務もあると思います。そんな場合でも、「項目ごと(工程ごと)に作業できないか」を考えながら仕事をするよう心掛けると良いでしょう。

 

仕事効率化方法:他の人に仕事を任せる場合、まず自分が事前に体験しておく

他の人に仕事を任せる場合、まず自分が事前に体験しましょう。ざっと作業をしてみる程度で良いですが、その中で以下のことを確認しましょう。

 

  1. ミスしやすいポイントは何かを把握する
  2. どのように作業を行えば効率的かを考える
  3. どれくらいの時間(期間)で全て完了するかを予測する

 

1についてですが、自分が「ここはミスしそうだな」ということに気づいた場合は、それを作業者に伝えましょう。それにより、作業者のミスを減らすことができます。

2についてですが、効率が良いと思うやり方を作業者に対して提案することも大切でしょう。会社の後輩等、自分よりも業務の習熟度が劣る人に対して、作業指示を出す場合は、作業をする側が効率的な作業方法を知らない場合があります。そのため、自分が“こうしたら良いと思う”という考えを指示として出せば、作業者の効率も上がり、作業がスムーズに進むというわけです。

3についてですが、作業時間がどれくらいかかるかを予測することも重要です。作業時間がどれくらいかかるかを予測する手段としては、以下の手段があります。

 

  1. 過去の経験から判断する
  2. 自分が今回ざっと作業した時間から、全体の作業完了時間を推測する

 

作業者に対し、完了目安時間を伝えれば、作業者はそれを目標に作業を行ってくれるでしょう。この際、技量の習熟度に差があることを考慮して時間を決めましょう。

仮に、最初に立てた目標作業時間を超えてしまってもまだ終わらない場合は、その原因が何かを作業者の方と話し合いましょう。

 

 

仕事効率化方法:他の人に作業を依頼する時は、作業条件書を作る

他の人に作業依頼をする際、口頭指示だけではどうしても伝わらない場合があります。その場合、条件書を作り、文章化することで伝えたいことが伝わりやすくなります。条件になり得る項目は、業種や業務内容によって様々あると思いますが、例として以下のものを挙げました。

 

<条件書に記載する内容>

・作業方法:

・提出日:

・作業方法(使用するソフトがあればソフト名も書く):

・提出する書類サイズ:

・ファイル形式:

・注意事項:

・過去のトラブル事例

・作業する範囲

 

注意事項欄では、例えば、「パソコンでのデータ入力時、アルファベットと数字は、半角英数字のみを用いること」というような条件を伝えておけば、ミスの防止や後戻り作業を減らすことができます。

過去のトラブル事例をこの時に伝えておけば、作業者はそれに注意しながら作業をしてくれるでしょうから、同じミスが発生する可能性は減ります。

 

どんな成果物を提出してほしいかを具体的にイメージし、それを条件書に記載し相手に伝えることで、精度の高い成果物を受け取ることができます。「伝えなくてもきっとうまくやってくれる」という勝手な推測をしてしまうと、あとで修正作業が発生する可能性が高まりますので、作業前に多少時間がかかっても密に確認を取りながら進めていくと、結果的にミスが減り、効率化に繋がります。

 

作業条件書は分かりやすくまとめると良いです。できれば、1枚で完結できると良いでしょう。

プロジェクトを進めていて、指示事項が途中で増えた場合や変更となった場合は、作業条件書の内容を修正する形を取れば、前回の内容からどこが変更になったかが分かります。指示のための紙をあちこちに点在させないことも重要なので、条件書は1枚にまとめるようにしましょう。

 

 

仕事効率化方法:ヒヤリ・ハットを見逃さない

ハインリッヒの法則という言葉があります。ハインリッヒの法則は、労働災害における経験則の一つで、「1つの重大事故の背後には29の軽微な事故があり、その背景には300の異常が存在する」という法則です。異常な状態が常に存在する状況では、軽微な事故が起きやすく、重大事故も起きやすいということが言えます。

つまり、異常な状態を取り去れば、軽微な事故や重大災害の発生頻度を下げられるわけです。

万が一ヒヤリ・ハットが起きてしまった場合は、なぜそれが起きてしまったのかの原因調査をし、再発防止に努め、ピラミッドの高さを低くしていきましょう。

 

 

仕事効率化方法:安全唱和をする

安全唱和は、安全に関するスローガンを声に出して読む行為の事を言います。主に建設現場で行われることが多いです。安全唱和は、ミスを減らすというよりも事故を減らすという側面の方が強いかもしれません。建設現場では、「ゼロ災で行こう、ヨシ!」という掛け声が有名で、その言葉を頻繁に唱和します。

安全唱和では、安全に関することを唱和するのが大前提ですが、安全に関するキーワードであれば内容はなんでも構いません。

また、安全唱和を行うタイミングですが、作業に入る前に行うことが不可欠のため、朝一番の朝礼の際やツールボックスミーティングの際にこれを行うことと良いでしょう。

 

 

仕事効率化方法:大人数で業務を行う場合は、班を作り、班長(リーダー)を選任することで管理体制を作る

大人数の作業者が絡む現場において、それを自分一人で管理することはとても大変です。例えば、作業者が100人居る現場を、自分一人で統括することになった場合、自分一人で100人を管理するのはとても大変です。緊急事態が発生した場合、統括者である自分に情報が一気に集まってくるわけですから、パニックになりかねません。

そこで、大人数の人を管理する方法の一つとして、管理者側の人間を増やすという方法があります。具体的に言うと、班を作り班長(リーダー)を選任するという方法です。どんな作業をやるかにもよりますが、4~6人くらいを一つの班として、この中に班長(リーダー)を一人作るのです。もちろん、状況によってはもっと人数を増やしても良いかもしれません。人数で区切ることができない場合は、例えば、エリアごとにリーダーを決めるということでも良いでしょう。

班長(リーダー)を決めることで、管理者が自分一人ではなくなるため、目が届きやすくなります。さらに、緊急事態が発生した場合でも、班の人はまず班長(リーダー)に報告をするという体制を作っておけば、班長(リーダー)で対処ができるものについては、班長が対応してくれるようになります。その結果、統括者である自分に情報が一気に集まってきてパニックになるということを軽減できます。

業務の指示を出す際にもメリットがあります。班長(リーダー)を決めていない場合は、100人に指示を出さなければならないですが、班長(リーダー)を決めておけば、数十人に指示を出すだけでよくなるため、円滑に仕事が流れていくことにも繋がります。

何らかの理由で班長に負荷がかかりすぎる場合は、副班長を選任しましょう。

 

班長(リーダー)を選任するというのは、踏み込んだ言い方をするならば、責任の分散化という言い方ができると思います。統括者である自分一人で大きな責任を背負い込むことはとても辛いです。班長(リーダー)を作ることは、責任の分散化になり、大きな責任が統括者である自分一人にのしかかるのを防ぐことができるため、有効な手段ではないかと私は思います。

 

仕事効率化方法:分かりやすい文章を書く

業種によっては、文章を書かなければならない場面に出くわす方もいらっしゃると思います。例えば、会議の開催連絡、他の人への作業指示等、文章を使って伝える場面は多々あるでしょう。その際、読み手にとって分かりにくい文章を書いてしまうと、周知がうまく行われずに、それが仕事のミスに繋がる可能性もあります。

読み手側の読解力に問題がある場合もあるかもしれませんが、書き手として改善できる場合については、改善する必要があると言えます。

伝わる文章を書く上で、以下のようなテクニックがあります。

 

【具体的な改善案】

・頭出しをする

・適度に改行する

・箇条書き形式にする

・着色する

・太字

・結論から書く

・メールでは、既読ボタンを付ける

 

上記の改善案を用いることでより伝わりやすい文章を書くことができます。実際に例文を一つ例にとって考えてみましょう。

 

<悪い例>

会議開催のお知らせを致します。11/27に、会議室にて、15時から16時まで会議を開催します。内容は、新規事業について説明します。

持ち物は不要です。ご参加宜しくお願い致します。

 

上記は少し極端な書き方をしました。そのため、内容がとても分かりにくい感じになりました。

この場合、頭出しをしてやることで、以下のような分かりやすい文章に生まれ変わります。

 

<良い例>

 

会議のお知らせ

日時:11/27(月)15:00~16:00

場所:会議室

内容:新規事業について

持ち物:不要

 

ご参加宜しくお願い致します。

 

 

このように少し書き方を変えるだけでも、読みやすくすることができます。

文章だけでなく、言葉で説明をする場合も、分かりやすく伝えることを心掛けましょう。言葉についても、以下に一つ例を挙げて解説します。

 

<悪い例>

今日は、〇〇君が休みだ。だから、人手が不足している。なので、君しかいない。まず、105号室へ行ってくれ。そこで荷物を受け取ってくれ。宜しく頼む。

 

<良い例>

まず、105号室へ行ってくれ。そこで荷物を受け取ってくれ。今日は、〇〇君が休みだから、人手が不足しているんだ。だから、君しかいないんだ。宜しく頼む。

 

 

上記は、結論を先に言うという改善案を試してみました。結論を先に言うことで、結論だけを聞いた聴き手は「えっ?なんで?」となります。しかしその後、その理由を述べると、「あぁ、そういう理由でか」という風になります。結論が後になればなるほど、「この人は何が言いたいんだろう」という感情が聞き手側は大きくなってしまうので、注意しましょう。多くの場合、結論を先に言った方が伝わりやすいです。結論から先に言うことに慣れない間は、「結論から先に申しますと」という言葉を口癖にしても良いと思います。これは私も実際に使っていますし、私の周りでも使っている人が居ます。口に出しても変な言葉ではないので、どんどん使いましょう。さらに、この言葉は、メールで要件を伝える時にも使える文字ですので、覚えておいて損はありません。

 

仕事効率化方法:資材や部品には、ネームタグを付けて番号管理をする

 

私は、色々な部品を組み立てて、一つの製品を作る職場に居ますが、管理状態が悪い所では、部品の一部が紛失するという事が起きます。部品に番号をつけていないと、どの部品が無くなったのかが分かりません。

そこで、資材や部品には、それぞれ固有の番号を付けると良いでしょう。番号を付けていれば、どれが無くなったのか、あるいはどれを誰に貸し出しているのかが分かるようになるため、紛失防止に役立ち、紛失に関するミス防止に繋がります。

番号を付ける時は、共通のルールを設定するのが良いでしょう。

番号を付けることで、管理表をエクセルで作成するという方法を取ることもできます。エクセルで数字や文字を入力する時は、全て「全角」で入力する、あるいは全て「半角」で入力するといった統一ルールを設けましょう。そうすれば、検索漏れを無くすことができます。全角と半角では、違う文字と認識されてしまうため、統一ルールによる名前付けが必要です。

例)A A

上記の例では別の文字として認識されてしまうので、検索漏れが発生してしまいます。

 

仕事効率化方法:得意先を作る

もし皆さんが下請けの会社を選ぶことになったら、下記の2つの会社のうち、どちらを選ぶでしょうか。

 

会社A

価格:安い

今までの付き合い:なし(初めて一緒に仕事をする会社)

 

会社B

価格:少し高い

今までの付き合い:あり(何度も一緒に仕事をしたことがある)

 

私なら、Bの会社を選ぶ可能性が高いです。会社Aは価格が安いので、たしかに価格面では魅力的です(「安い」「少し高い」というのは、感覚的な話であることをご了承下さい)。 コスト削減のために、会社Aを選ぶ場合もあるでしょう。ミスが全くなければ、会社Aの方も良いでしょう。しかし、トラブルが発生して、そこでトラブル防止のために経費をつぎ込み、結果的にコスト削減には繋がらず、さらには客からの信用を失ってしまうという懸念も会社Aにはあるわけです。

初めて一緒に仕事をする場合、最も難しいのはお互いの意思の疎通だと思います。

自分が、「これは常識だから、分かっているだろう」ということでも、相手は知らない可能性もあります。そういう意思の疎通が図れていない時に、何らかのミスやトラブルが発生しやすくなります。

会社Aを選ぶ場合は、契約条件をしっかりと相手に提示することや、自分が常識だと思っていることでも再確認をしながら進めていくことが重要でしょう。

長く付き合う会社を持っていれば、それなりに阿吽の呼吸が計れている部分もあるため、新しいプロジェクトをする場合でも、基本契約内容等の説明にかける時間も少なくて済む可能性が高いです。極端な話、「いつもの」という言葉だけで、意思が通じ合う関係になれれば、説明する時間が短縮化できます。もちろん、長く付き合っていることによる思い込みによるミスが発生する可能性も0ではないため、そこは注意しましょう(また、新規開拓というのも重要なわけですが、別の話になってしまうため、ここでは割愛します)。

得意先を作ることは仕事の効率化に繋がるため、検討すると良いでしょう。

 

 

仕事効率化方法:重要な業務依頼は書面(文章)で行う

重要な業務依頼がある場合は、書面を使って行いましょう。

口頭指示は、すぐに伝えることができるため、スピード感があると言えます。しかし、目には見えず、記録に残すこともできません。そのため、後々「言った、言っていない」のトラブルになりかねず、責任の所在がどこにあるのか分からなくなります。そのため、重要な要件は、書面に残すようにしましょう。

客先と契約を結ぶ際や下請け会社と契約を結ぶ際、あるいは物を大量に購入する場合には、契約書を作る事がトラブル防止に繋がります。口頭だけでの契約だと、「言った」「聞いていない」というトラブルになってしまうので、契約前に、契約条件書を発行し、そこに記載されている内容で問題がないかをはっきりさせておくことが重要でしょう。発生率が低いトラブルが起きた場合の対処方法についても記載しておけば、いざという時安心です。例えば、商品が輸送中に破損した場合の対応はどうなるのか、というような感じです。

もちろん、100%書面での業務依頼とする必要はないでしょう。先にも述べた通り、口頭指示の方が指示伝達速度は、圧倒的に早い場合が多いからです。そのため、状況に応じて使い分けましょう。書面を発行する必要があるけれど、どうしても急がなければならないという場合は、先に口頭で指示を出し、その後書面を発行するという方法を取ることも検討しましょう(それをしても問題がない場合に限ります)。

なお、FAXを用いる場合、FAXでも記録として残るので良いのですが、FAXは他の書類の中に紛れ込みやすい場合がありますので、注意が必要です。FAXよりもメールを用いた方が、紛れ込む心配もなく、双方の記録として残るので良いでしょう。

 

仕事効率化方法:指差し呼称を行う

指差呼称とは、指差し確認と声出し確認を一つにしたものです。鉄道会社の社員の人が車両の発車前によく行っているのを駅のホームで見かけますが、あれが指差し呼称です。

身近な例で言えば、例えば、ガスの元栓を締めてから、「ガスの元栓、よし!」と言う感じです。一説によると、指差呼称を行うと全く行わない場合に比べて、ミスが1/6に減少するとも言われています。

無意識の状態時にミスは発生しやすいと感じますが、その無意識の状態を意識の状態に変えることがミスを減らす上で重要だと感じます。そのため、指差呼称がミスを減らす手段として有効なのでしょう。

 

建設現場では一つのミスが命に関わるため、指差し呼称で確認することが重要です。「安全帯、よし!」という指差呼称を導入している建設現場を見たことがあります。安全帯のフック部分が正しく固定されていないと、万が一高所から転落しそうになった時、そのまま地面へと転落してしまい大事故に繋がってしまいます。それを防ぐため、安全帯のフックが固定されたかを確認するため、指差し呼称を行うわけです。

指差し呼称が広まっていない事務所の中で、指差し呼称をすると、周囲の人の目もあり恥ずかしい思いをすることになるかもしれません。その場合は、心の中で「よし!」と声を出し、心の中で指差し呼称をすると良いでしょう。

 

 

仕事効率化方法:作業者が大勢居る場合は、作業者が散らばって作業に入る前に、ツールボックスミーティングを実施しておく

ツールボックスミーティングとは、職長を中心にして、その日の作業の内容や方法・段取り・問題点について、プロジェクトメンバーで話し合ったり、指示伝達を行うことを指します。その際、工具箱(ツール・ボックス)に座って行うことがあったことから、このような名称がついたようです。ツールボックスミーティングは、建設現場でよく用いられるものです。朝礼や朝会に似ているとも言えます。

ツールボックスミーティングの良い点は、メンバー全員を集めて行うため、全員に確実に周知できるという点でしょう。全員が集まった際に思想統一を図っておけば、ミスを減らすことができます。逆に最も良くないのは、作業者がバラバラに散らばった状態で、それぞれに一人ずつ伝えていく行為です。時間がかかってしまうばかりか、伝え漏れが発生する場合もあるためです。一か所に全員で集まることが基本であることに注意しましょう。

建設現場のツールボックスミーティングでは、危険予知シート(KYシートとも言う)というものを記載する場合があります。これは、今日行う作業の中で、何が危険な作業になり得るかを考え、それに対する対応策も考えるというものです。例えば、「今日はパイプを使うけれど、そのままの状態で置いておくと、パイプが落下する可能性があるな」という感じで危険となり得ることを考えるわけです。そのあと、「パイプは落下しないように結束する」という対応策を考え、そのことを危険予知シートに記載するわけです。ここで重要なのは、業務の中で失敗しやすいことは何があるかを予測するということです。常に最悪の状態を予測しながら行動することで、問題点を事前に潰すことができるだけでなく、緊急時にも慌てず対応できる確率が上がるわけです。想定外の数を1つでも多く減らすようにする。それもとても重要な事です。

このように、ツールボックスミーティングは大切な要素が詰まっているため、取り入れてみてはいかがでしょうか。

 

仕事効率化方法:朝礼(朝会)や終礼を行う

朝礼や終礼を行うメリットは、他の人がどのような業務をするのか、あるいはしているのかを職場の全員が把握できるという点が挙げられます。それを把握することで、人員配置に役立てたりすることが可能です。例えば、メンバーの中に忙しい人がいる場合は、そこにもう一人新たに人を配置する等の対応を取ることができるかもしれません。

どのように朝礼や終礼を行うかについてですが、朝礼では、今日の各個人の作業内容を一言ずつ発表してもらい、終礼では今日どのような作業をしたのかを一言ずつ発表してもらいましょう。この他、作業をする上(作業をした中)での懸念事項や問題点、他のメンバーに伝えるべきことを報告してもらうのも良いでしょう。

朝礼や終礼を実施する上でのデメリットは、時間を取られる点です。そのため、時間がかからないようにするため、端的に、そして簡潔に発表してもらうようにしましょう。

両方実施することが難しい場合は、朝礼と終礼のいずれか片方を行うというのも良いでしょう。どちらか片方にするならば、朝礼の方が作業前に行えるという点で良いでしょう。また、毎日実施する必要がない場合や出来ない場合は、2日に1回くらいの頻度にしても良いでしょう。あるいは繁忙期の間だけやプロジェクト稼働期間中だけという感じで、期間限定で実施するのも良いでしょう。

 

 

仕事効率化方法:連絡網を作る

連絡網は、緊急時、迅速に情報伝達するための手段の一つです。

情報伝達の手段として、拡声器や構内放送を用いることもできますが、それはプロジェクトメンバーが同じ場所に居る時にしか用いることができません。プロジェクトメンバーが同じ場所に居らず、あちこちに点在している場合でも情報伝達を可能とするためには、連絡網を作っておくべきです。

例えば、プロジェクトメンバーが100人居て、その100人を自分が仕切っている場合、緊急時に自分一人で100人のメンバーへ情報伝達をすることは大変です。しかし、連絡網を作っておけば、自分は連絡網で決められた最初の人へ連絡するだけで良いため、他のことに時間を使うことができます。仮に、自分一人で100人のメンバーへ情報伝達をしようとすると、別の緊急対応への指示が手薄となり、様々な弊害が発生すると考えられます。仕切り役の立場になる場合は、自分のやることを少しでも減らす方法を考えるべきなので、そういう意味で、連絡網作成は有効な手段です。

連絡網は、携帯電話宛に連絡をするという方法が一般的だと思います。デメリットとしては着信に気付かない人が居た場合は、そこで連絡網のリレーが滞ってしまうことが挙げられます。そのため、スピード感に欠けてしまいがちです。そのため、拡声器や構内放送等、連絡網以外の手段を使うことができる環境の場合は、それらを併用することも考えましょう。

また、緊急時に、「自社のサイトの掲示板を確認して下さい」と決めておけば、緊急時に混乱を最小限に抑えることができます。例えば、「雨天の際の対応は、自社のサイトの掲示板にて発表します」と予め宣言しておけば、伝え漏れはなくなるので良いです。

 

仕事効率化方法:具体的なパターンをお客さんに提示する

客先との業務に関する話し合いの中で、なかなか意見がまとまらない場合も中にはあるでしょう。

そういう時は、差がはっきりとしている比較案を提示することが、解決の糸口になる場合があります。

例えば、以下のような表を作るだけでも、それぞれにどういう違いがあるのかが分かりやすくなるため、選ぶ上で比較検討しやすくなりますし、案を選びやすくなります。

上図はコストと日数のみの単純な例ですが、それ以外にも案ごとの異なる点をピックアップすれば、それは比較のための材料になります。

各案ごとのメリットだけを書くのではなく、必ずデメリットも書くようにしましょう。

ここでこぼれ話を一つします。ジャムの法則という、シーナ・アイエンガー(Sheena Iyengar)による実験によって示された法則があります。これは、選択肢が多い時は、少ない時よりも判断を下しづらくなるというものです。

実験では、24種類のジャムを並べたテーブルと6種類のジャムを並べたテーブルを用意したところ、24種類のテーブルでは試食に来た3%の人が購入したのに対し、6種類揃えたテーブルの場合は試食に来た30%の人が購入した、という結果が得られたようです。つまり、選択肢を少なくすることで、顧客のストレスを減らす販売戦略の根拠となっているとの結果が得られたそうです。

従って、案を増やせば増やすだけ良いというわけではどうやらなさそうです。案は3つ程度に絞って提案するのが良いかもしれません。ただ、これも状況によって変わるでしょうから、一概には言えませんが、案を提案しすぎると選ぶ方も大変になってしまうということは、頭に入れておいた方がよさそうです。

 

仕事効率化方法:会議後に、議事録を提出する/提出させる

これは、自分が指示を出す側になった場合も、出される側になった場合も同様です。指示を出す側になった場合は、自分の会議での発言が正確に伝わったかを確認するため、議事録の提出をお願いしましょう。

また、自分が指示を出される側になった場合は、相手の依頼を正確に理解できたかを記録に残し、それを相手に確認してもらうために、議事録を作成しましょう。

議事録の作成は、手間と時間がかかると思います。しかし、実作業に入る前に、最初の段階でお互いの要求をきっちりと確認しあい、それを議事録という形で視覚化しておくことが重要です。それにより、実作業に入ってからのミス作業防止に繋がります。

議事録では、相手の言葉を一字一句記載する必要はなく、端的な言葉でまとめる程度で良いと思います。特にお金が絡むような項目については、正確に把握しておく必要がありますので、重点的に記載するべきでしょう。作成後は必ず相手へ提出し、相手からの承認を貰うようにしましょう。

 

仕事効率化方法:大勢の人の手が加わると、ミスに繋がる点に注意する

作業は、人が関われば関わるほど、ミスが発生しやすくなります。そのため、可能な限り、自分が介入しなくても良い方法を考えるか、関わる人の人数を減らす努力をしましょう。

自分が介入しなくても良い方法の例としては、お客さん自身にデータを打ち込んでもらうという方法があります。

例えば、インターネット上の通販型の自動車保険を例に挙げるならば、客である自分が自動車の情報をパソコンの入力画面に直接打ち込む必要があります。客である自分が自ら入力作業をすることで、企業側にとっては、社員が入力する手間や客先対応への時間が省け、人件費を抑えることもできるのでしょう。実際、インターネットからの申し込みだと、価格を割引しているところもあります。

また、話は変わりますが、券売機で発券を行い、それを店員さんに渡すことで注文できるシステムの飲食店は、数十年前と比べ増えたようにも感じます。この方法を取れば、店員側は、注文の聞き間違いを防止することができますし、注文を聞く時間や会計を行う時間を削減できるので、その時間を準備する作業に使うこともでき、結果的に回転率の向上に繋がるのでメリットは多いと思います。

通販型自動車保険と券売機の二つを例に挙げて説明しましたが、このように、直接お客さんに作業を依頼することも、自分が仲介することによるミスの発生を防ぐという意味で有効なのではないかと思います。大勢のお客さんに対応するには、社員一人の力では限界があるため、お客さんに直接作業を依頼するというのも時と場合によっては有効かもしれません。

業務上の身近な例で言うと、例えば、会社の飲み会の出欠確認をメールを用いて取る場合、「私が今送信したこのメール宛に返信して下さい」と記載してしまうと、後で各社員の出欠を表にまとめる作業が発生し大変です(回覧板をまわすという方法や、OUTLOOKには、「投票ボタン」という機能があるため、それを使う事も出来るわけですが、例として挙げているので、ここでは割愛します)。そこで、「サーバー上に表を保管したので、そこに丸をつけて下さい」と言うことで、自分が介入せずとも、出欠一覧表は完成します。

こうした些細なことでも、自分が介入する割合を下げることができます。いかに自分が介入しないかということを考えることも仕事の効率化に繋がります。

また、一つの仕事について、人を沢山投入しすぎると、意思の統一化をはかることが難しくなります。そのため、可能な限り作業者の人数を減らすようにするのがセオリーでしょう。なお、人数が少なすぎると、作業者が過労の原因になってしまう場合があるため、そうならないように気を付ける必要もあるため、適正な人数を見定めましょう。

 

 

仕事効率化方法:過去の失敗をまとめた失敗集を作り、同じ失敗を二度起こさないようにする

一度犯したミスを忘れてしまった場合、再びミスをしてしまう可能性があります。そこで、自分専用の過去の失敗集を作りましょう。それを定期的に読み返すことで、同じミスを防ぐことができます。自分専用の失敗集は、大変価値のある、世界で一冊の教本と言えます。

失敗集の中には、失敗した事だけでなく、うまくいったことを書いても良いです。なぜうまくいったのかということを分析することも非常に重要です。

例えば、そのプロジェクトは、チームワークが良かったから業務がうまくいったというケースもあるでしょう。そして、次回、プロジェクトのメンバーが変わる場合は、仕事のやり方を注意しなければならないかもしれません。そのように、うまくいったことを分析し、ポイントをまとめれば、将来同じ業務をする際、非常に役に立ちます。

失敗に向き合うことで、失敗を二度と起こさないようにすることができるため、失敗集の作成を検討する価値はあります。

 

仕事効率化方法:過去に発生したトラブルを周知しておく

プロジェクトが始まる前に、過去に発生したミスやトラブルを作業者全員に周知しておくことも重要です。これからプロジェクトをスタートさせる上で、ミスやトラブルの再発防止にも繋がります。それを行うことで、仕事の効率化にも繋がるはずです。

周知の具体的な実施方法は以下の通りです。

 

【周知の具体的な実施案】

  • 今回のプロジェクト関係者に対し、メールで、過去のトラブル事例を配信する
  • 過去のトラブル事例を紙にまとめ、壁に貼る
  • 過去のトラブル事例を回覧板として作業者にまわす
  • 全員が揃っているミーティングや朝礼、終礼の際に、過去のトラブル事例を伝える

 

上記のように、色々な手段があります。メールでの配信だけに留めると、中には、読んでいない人やあるいは何らかの理由で読む時間がない人も出てくるかもしれません。そのため、確実に周知できる方法を考えましょう。メールでの配信の場合は、「開封確認メッセージの要求」機能を付けて送信するのも良いでしょう。

また、上記の2つ以上の手段を組み合わせたり、プロジェクトメンバーが忘れかけていそうな頃に再度周知することで、何度も繰り返し周知することで認知度を上げることも有効です。

 

 

仕事効率化方法:リハーサルや事前社内会議を行う

何かのイベントを控えている場合、リハーサルを行わずにいきなり本番を迎えると、想定外のトラブルが起きた際、対応できない場合があります。また、初めて作業する人が多い場合は、作業の一連の流れを把握するまでに時間がかかる場合もあります。それらのことがミスの発生に繋がる可能性もあります。そこで、本番を迎える前にリハーサルを行うというのも手の一つです。

例えば、リハーサルの実例としては、店舗の開業の際に、プレオープンという形を取り、営業時にトラブルがないようにするための、仮営業期間を設けているケースがあります。飲食店やデパートで見受けられることが多いかもしれません。飲食店等では、プレオープンの際に、身内の人を集めて、格安または無料で料理を提供する代わりに、料理の感想の他に、スタッフに対する良くなかった点や改良点を教えてもらう、という方法を取っている光景をテレビで見たことがあります。これも有効な手段と言えるでしょう。

リハーサル時にミスを吐き出しておく。そうすることで、本番時のミスを減らせるだけでなく、効率化にも繋がります。

また、重要な客先との打ち合わせがある場合は、社内で事前社内会議をしておくことが重要です。客先に説明する文章を考えている場合は、一度社内の誰かに確認してもらうのも良いでしょう。言葉尻がまずい場合もありますし、読んだ人が「これはどういう意味?」という指摘をしてきた時に、それに対し自分がうまく答えられない場合は、準備が不足していることになるため、本番に備えてさらに準備を整える必要があります。また、事前に社内で解答文章を揉んでおくことで、不用意な発言をしてしまうことを防ぐことができるので、事前社内会議は客先前でのミスを減らすという意味で有効な手段です。

 

リハーサルや予行演習、事前社内会議を開くことができない場合は、「本番時、どう動くか?」を考えながら、自分自身で当日のシミュレーションをしておくだけでも、結果は変わってくるので、試す価値はあると思います。

 

仕事効率化方法:煮詰まったら、誰かに相談する

困難な問題が目の前に現れて、煮詰まってしまったり、解決案が浮かばない時、自分一人で悩み過ぎて、答えが出ない時間を過ごしすぎてしまうと、時間がもったいないです。悩んでしまって解決案が浮かばない場合は、経験者に相談するのも選択肢の一つとして有効でしょう。自分では気づかない答えをすぐに提案してもらえる可能性が高いからです。

但し、答えをすぐに他者に求めすぎるのは考え物です。“脳に汗をかいて”解決策を模索することをしなければ、力は付かず、また次回どこかで躓いてしまう可能性が高いからです。

そこで、他者に相談する場合は、自分なりの意見を一つ以上考えてから、答え合わせの意味で、他者に確認をするようにしましょう。その際、自分と同じ答えが返ってきたら自分の考えに自信を持っていいわけです。一方、予想外の答えで、且つ論理的で的を得ている答えが返ってきたら、それは参考にすることができます。

時と場合に応じて、他者に相談するかどうかを検討しましょう。

 

 

仕事効率化方法:他の部署や他の事業所の人と仲良くなる

他の部署や他の事業所の人と仲良くなることも、仕事を円滑に進める上では重要です。会社の様々な人と顔見知りになっておくことは、とても重要と言えます。長い目で見ると、それは仕事の効率化にも繋がる可能性もあります。親しくなっておけば、その後電話等で「ちょっと〇〇の件について、確認してもらえないでしょうか?」という頼みごとをすることになった場合でも、相手の対応が変わってきます。感覚的な推測ですが、親しくなり顔が分かっていると「しょうがないなぁ。あいつの頼みだからやってあげようか」という心理が働きやすくなるのだと思います。

また、雑談ができるレベルまで仲良くなることができれば、何気ない会話の中から仕事のきっかけとなるような情報を得られるかもしれません。

例えば、「そういえば、今度、○〇の仕事を担当するんだっけ? あれは○○に注意した方がいいぞ」という情報を得られれば、全く得られていない状態に比べ、仕事をする上で、違った結果になるでしょう。

飲みニケーションという言葉がありますが、普段仕事中に話をする機会がない場合は、定時後時間を取って、居酒屋などで交流する機会を設けると親密度が上がるでしょう。一度顔を覚えてもらうと話も通じやすくなるので検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

仕事効率化方法:プロジェクトを始める前に、親睦会(飲み会)を開き、仲良くなっておく

コミュニケーションが重要な業種の場合は、コミュニケーションを高めておく必要があります。特に、初めて一緒に仕事をするような人ばかりが集まったプロジェクトでは、コミュニケーション不足によるミスが起きてしまう可能性があるので注意が必要です。改善方法の一つとして、プロジェクトが始まる前に親睦会を開くという方法があります。親睦会というのは、分かりやすく言うと、食事会(または飲み会)を開くということです。

親睦会を開いていれば、いざ仕事が始まった時に、親睦会の時に顔を合わせて話をしているために、仕事が捗りやすくなると思います。

この親睦会は、社内の人だけに留まらず、初めて仕事を一緒にするお客さんを交えて親睦会を開くことも有効で、それにより、お客さんとのその後の仕事も円滑に進みやすくなります。

プロジェクトの予算から、親睦会の代金を支払うのは、経費が掛かるから困るという意見もあるかと思います。しかし、親睦会によって、人と人とのコミュニケーションが円滑になり、その後の業務円滑且つ効率的に進められ、プロジェクト自体が早く終われば、結果的に人件費削減に繋がる可能性があります。そのように考えると、親睦会の費用は決して無駄ではないのではと思います。

コミュニケーション不足だと感じる場合は、親睦会の開催を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

仕事効率化方法:工程表の日数には余裕をもたせておく

工程表を作る場合は、各工程の日数に余裕をもたせておくことが重要です。工程表の日数を最短日数で組んでしまうと、不測の事態が起きた時に、日数に余裕がないため、対処ができなくなってしまいます。

例えば、上記の3つの作業がある場合、作業A~Cまでの3つ全ての作業が完了するまでには最短で10日かかります。最短日数が10日だからと言って、工程表上で、10日で完了としてしまうと、不測の事態が発生した場合、工程が狂ってしまいます。そのため、例えば10→15日に延ばしておく等、余裕をみておくと良いです。

輸送が絡む作業の場合は、台風が頻発する季節だと、発送が遅れる場合もあります。物が届かなければ、その後の作業が進められないような業務もあるでしょう。そのように、万が一の事態も考慮して、不測の事態が発生しても慌てることなく対応できるようにしておきましょう。

客先へ工程の日数について説明する場合も、余裕をみて話をしておけば、多少の遅れが発生した場合でも、余裕日数分で吸収できれば、当初伝えていた日数をキープできるわけなので、印象が悪くなることはないでしょう。

 

 

仕事効率化方法:自分の説明に対し、居眠りをする人が居る場合……「最後に簡単なテストを行います」と予告しておく

特殊なケースかもしれませんが、自分が講演者になり、他の人達に講義をする場合、まじめな受講者ばかりならば問題ないのですが、気づいたら居眠りをする受講者が出てくるかもしれません。自分の話し方に問題がある場合もあるかもしれませんが、そうではなく、受講者の態度自体に問題がある場合もあるでしょう。

居眠りをしてしまう受講者が居ると、その人が重要なことを聞いていなかったがために、その後業務上でミスや事故の誘発に繋がってしまいます。それを防ぐために、受講時にしっかりと受講内容を聞いてもらっておく必要があります。そのため、講義の冒頭で、「最後に簡単なテストを行います」と予告するようにしましょう。この方法を取り入れることで、居眠りを防止させることができます。テストはノルマを設けましょう。例えば、10問中6問以上正解で合格、という風にしましょう。出題する問題の難易度が高すぎる場合は、受講者が回答できない場合があるため、難易度を高めに設定する必要はないと思います。あくまで、「居眠り防止のため」ということが目的のため、問題の難易度は低めで構わないと思います。

この他、受講者の居眠り防止策としては、以下のような方法があります。

 

・講義にテキストを用いる場合は、文章を1行ずつ受講者に読んでもらう

・受講者に質問を出していく

 

学校の教師がよく用いる手法と言えるでしょう。一方通行の講義にせず、受講者を巻き込む講義を行うことが重要と言えます。

 

仕事を効率化する方法【パソコン編】

続いて、仕事を効率化する方法【パソコン編】です。

 

仕事効率化方法:リマインダー機能を使う

リマインダー機能は、パソコンやスマートフォンを用いて設定するもので、予め記載していた内容について、ある時間になったら知らせてくれる機能です。記載した内容を忘れないようにするための手段となります。

手帳に記載するのも良いですが、決まった時間に知らせてくれるリマインダー機能の方が便利な場合も多いでしょう。

注意点としては、パソコンやスマートフォンの電源が入っていない状態だと通知がされないところです。スマートフォンは、電池残量をよく確認しておきましょう。また、歩いている場面で、リマインダー機能の通知方法をバイブレーションだけにしている場合、通知に気づかないこともあるので注意です。

勤怠簿の提出日や工数入力等、毎月決まった定期的な作業について設定しておくと便利です。

 

仕事効率化方法:パソコンの画面上だけでチェックを終わらせず、印刷後にもチェックする

パソコンの画面上でチェックをしただけだと、ミスに気づかないことがあります。その原因は、印刷された後の状態の物をチェックしていないからです。

イラストを描くことを仕事にされている方であれば、A4やA3が等倍表示される大きなモニターを使って作業をされることでしょう。それは、実際の紙の大きさと同じ画面で作業ができる為、イメージが掴みやすいからと聞いたことがあります。しかし、例えば15.6インチのパソコンの画面は、A4やA3の用紙よりも小さいため、作成物を印刷した後、画面上でのイメージと違うということが起こり得ます。

また、文字の大きさについても、印刷をしたら潰れてしまったため、もう少し大きくする必要がある場合が発生することもあるでしょう。

このように、実際に印刷をしてみなければ分からない場合が存在します。

図面のレイアウトの再配置は、手間がかかることもあるため、初期の段階で、試し印刷をして、問題ないことを確認した上で作業を進めていくのが良いと思います。

 

 

仕事効率化方法:データを編集する時は、元データをコピーしてから編集を開始する

パソコンを用いて作業を進めていたデータに対し、何らかの理由で、ある時点の状態まで戻さなければならない場合が発生することもあるでしょう(もちろん、ないのが望ましいのですが……)。そんな時、編集する前のバックアップデータを取っていれば、それをまた活用すればよいので問題は起きません。しかし、データを取っていなかった場合は、編集でいじってしまったデータを元の形に戻さなければなりません。それはとても大変な作業となり、かなり無駄な作業が発生します。従って、必ず、バックアップデータを定期的に残すようにしましょう。

ファイルの名前の付け方の例としては、「○○○_20171127」といった感じで、「_20171127」の部分の日付を変えれば、それで十分区別ができます。古くなったファイルは「旧フォルダ」というものを作り、そこへ入れておけば間違えることもなくなり、フォルダ内を整理できるので便利です。

Windows10の場合、「表示」→「詳細」をクリックすることで、フォルダの詳細が表示されるようになります。

「列の追加」をクリックすると、色々な項目を追加することができるようになります。「更新日時」はよく使用するので、追加しておくと良いでしょう。「更新日時」を表示しておけば、最後に編集した日時が分かるので便利です。

 

仕事効率化方法:進捗状況を表・グラフで表す

大きなプロジェクトになると、全体の進捗状況を管理する方法に悩む方も多いかもしれません。そういう時に役立つのが、パソコンソフトのエクセルです。既にエクセルを用いてプロジェクトの進捗状況を管理している方も多いかもしれません。

私がよく用いるのは、「COUNTIF関数」です。私の実践している管理方法を簡単なCOUNTIF関数で紹介します。

 

まず、A列に作業内容を記入します。B列は空欄で構いません。

次に、B13セルに「=COUNTIF(A1:A10,”完了”)」と入力します。

次に、このエクセル上のプロジェクトにおいて、着工と作業1、作業2が完了したとしましょう。

B1、B2、B3セルに「完了」と打ち込んで下さい。

すると、B13セルに「3」と表示されます。

A14セルに「進捗度」と記入し、B14セルに「=B13/12*100」と入力してみて下さい。

そうすれば、12個の作業のうち3つが完了したので、進捗度25%であることが分かりました。

あとは、各作業が完了していくごとにB4~B12に「完了」の文字を入れていけば、全体の進捗度をその都度把握することができます。

私はこのような表を作り、日々の進捗をエクセルで管理しています(もう少し業務が複雑な場合は、この表をもとに応用させてみてはいかがでしょうか)。

進捗状況を数字で表せば、終礼の際や客先への報告の際にもあいまいな表現での報告を避けることができ、より伝わりやすくなります。

このようなエクセルデータを折れ線グラフ等にグラフ化するとより視覚的に訴えやすくなるため、そういった管理の仕方も有効だと言えます。

 

何が終わっていて、何が終わっていないのかを判別することで、工程表の見直しに効果的です。また、抜け防止にも役立ちます。

 

最後に

本書を最後までお読みいただき、ありがとうございました。本書をきっかけに、読者の皆様の仕事におけるミスが軽減され、仕事の効率化のお役に立てれば、私としても大変嬉しいです。

本書は、全力で執筆に取り掛かりましたが、内容に不備等がある場合もございます。可能な限りさらに本文の内容を改善していきたいと考えております。ご意見、ご感想をレビューとして記載していただけたら幸いです。

 

 

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仕事効率化術

 

著者 原文パパ

©PAPA GENBUN 2018

 

初版 2018年08月18日

 

 

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