【仕事効率化】オフィスを快適にする15の方法

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はい、どうもー! 原文パパです(≧∇≦)/

 

今回は、【仕事効率化】オフィスを快適にする15の方法というテーマでお送りします。

 

※この記事は編集中です。予めご了承下さい。

 

デスクの整理術

7年間の社会人生活の中で学んだ基本的な手法をお伝えします。

 

仕事効率化:【ステップ1】物を減らす

これが原則です。筆箱など、持ち物にダブりがないかを確認しましょう。
ダブっている物は共通棚に返却したり、処分すること。

スキャンしてデータ化し、現物は捨てます。
整理方法はステップ2でお伝えします。

多色ペンを使う
ボールペンとシャーペンが1本になっている多色ペン。
5本バラバランに持つと、あの色はどこへ行ったっけ?というような
緑はほとんど使わなかったため、黒に変更しました。

邪魔なコードは巻き取る事。
机の上がすっきりします。

やっぱりワイヤレスが一番。

探し物の時間をできる限り少なくすることが重要です。

大量の書類が到来する事が予想される場合は、キングファイルを複数用意し、それぞれにファイリングしていく事が重要でしょう。

整理整頓方法に規則性をもつことが重要
便利グッズに頼るのは最終手段とすること。
まずは身の回りを整理したりすることが重要でしょう。
基本は捨てること。
捨てる基準を設ける必要がある。
整理しておく必要がある。
その基準を明確化することが大事。
もらった瞬間に整理することを心掛けること。もらった瞬間にカテゴライズ化する。
面倒と思った時点から、崩壊が始まる。

 

仕事効率化:【ステップ2】物を整理する まとめ方を考える

定位置を決める
持ち物、書類にも言える事

スキャンしてデータの名前の付け方

仕切り板
付せん:剥がれる可能性もあるので注意
インデックスシール:やり直しが効かない
目次作成等
クリアファイル
透明シート

様々な手段があります。
インデックスシールはやり直しが効かないため、まずは付せんで作るだけで良いでしょう。
日付ごとにまとめる
内容ごとにまとめる
マークを付けないと紛れ込む原因となります

 

仕事効率化:書類はどんどん捨てる&保存する

貰った瞬間にどうするかを考えること

埋もれて書類の悲鳴が聞こえだしたら

 

仕事効率化:貰った瞬間に日付印を入れる

表に押すのがマズイ場合は裏面に押すのも手です。貰った瞬間にハンコを押す
押してはいけないものには、付せんにハンコを押すというのも手。

自分から発信する書類にハンコを付けておくことも重要です。
誰からいつ発信されたのかが分かるようにするためです。

重要な書類の場合は、クリアファイル側に日付を入力すると良いでしょう。

済マークスタンプを使用すれば、書類がどういう状況にあるのかが分かりやすいです。
100円ショップにも売っていますが、僕はそれで十分と思っています。
消えるスタンプも売られていますので、それを使うという手段もあります。

工程表は分かりやすい位置に置くこと。
工程表は後ろから決めていく事。

何回も同じ動作を繰り返す作業を見直す。

仕事効率化:名札は伸びるタイプが便利。

腰をかがめる必要がなくなるためです。
プリンタを使用する際はかがむ必要があるので、それを避けるために伸びるタイプを使っています。

 

 

仕事効率化:定型文は単語登録しておく

よく使う言葉は、パソコンに単語登録しておきましょう。

 

「おつかれ」→「お疲れ様です。」
「いつも」→「いつもお世話になっております。」
「○○株式会社」

 

仕事効率化:伝言カードを作る

僕の会社では毎回伝言を手書きで作成する人がいましたが、効率が悪いです。

伝言カード以外にも、「○○様 サインください」「○○様 確認をお願いします」というように、同じ行動が続く場合は、テンプレートを作成するという方法を考えましょう。

ボンドかのりを使って、自分だけのメモを作る。

 

仕事効率化:メールの雛形を保管しておく

本当に忙しい時用 それを立ち上げればそのまま送信できる

自動的にフォルダ分けされるように設定する。

名刺の整理方法
裏面には話した内容を記載しておくと良いと思っています。

日付印を押しておけば、いつ名刺交換したのかが分かるので良いでしょう。

 

仕事効率化:服装について

タイトなズボンは履かない。
椅子に座る事を前提でスーツを買います。
タイトすぎるアンダーウェアもストレスに感じるので、注意です。

持っているワイシャツは、冠婚葬祭用の白シャツだけにすることにしました。
客先の所へ行く時でも着替える必要がありません。

 

仕事効率化:青いペンを使う

黄色い物を置く。
科学的根拠は微妙なところですが、青いペンは学習する時に効果があると聞きます(本当なのかな)。

 

仕事効率化:ファイルは整理する

検索できるようにする

 

仕事効率化:メールのタイトルにジョブの名前を入れる

単語登録をして、一文字で入力できるようにする等

脳をなるべく使わなくても済むようにすること

 

仕事効率化:ダブルモニターが便利

ある研究では効率が倍になるという調査結果もあるようです。

ウィンドウズボタン+矢印ボタンで二画面表示ができます。

それだけでも違います。
A3が等倍表示されるので、印刷後のレイアウトがイメージしやすいです。

 

仕事効率化:デジタル化したデータが見つからなくなるのを防ぐ方法

OCRを用いて、テキストをデジタル化しておけば、キーワードによる検索が引っ掛かりやすくなります。
ただ、会社によってはそういう機能が搭載されていない場合もあるでしょう。

 

仕事効率化:メールのタイトルにはプロジェクト名を付けること

プロジェクト名も単語登録することで1文字だけ打てば良いようにする

 

仕事効率化:分かりやすいタイトルを付ける事

20170612というように8ケタの日付を入れると分かりやすいです。
R1や改1という表記を入れればより分かりやすくなります。

パスとしてコピーをする方法があります。

工程表を常に見る事が出来るよう、机に敷いてしまう。

 

仕事効率化:キーボードは使いやすい物を使う

数字を頻繁に入力する人はテンキ―があった方が便利です。
フルピットキーボードが良いでしょう。
「DELETE」の位置が変な位置にあると違和感を感じてしまいます。

動作を3ステップ→2ステップに減らせられれば、1日の全体で考えるとかなりの時間短縮化となります。

上級編

ショートカットキーを覚える
同じ動作の繰り返しをする場合
「F4」ボタンを押せば、コピーされます。
Windowsの代表的なキーは以下の通りです。

マウスのボタンにショートカットキーを振り当てる。

モニター照度を落として目が疲れにくくする。
青の照度を落とす事も重要らしい。

皿洗いする時でも周りの状況を把握しておく
この作業に何時間かかるかを記録しておくことが重要。
後々指示を出す立場になった際、人に作業をやってもらう際の目安となります。

 

仕事効率化:連絡先は、付せんに貼っておく

無駄な動作がある場合、塵も積もれば山と大きなタイムロスに繋がりかねません。
3ステップ動作が必要な場合は、2ステップに出来ないか等、自分の行動を見つめ直すと良いでしょう。

例えば、外線の電話を取って誰かに電話を転送する際、転送先の番号表を毎回見る場合、それは一瞬で見ることができた方が良いです。

頻繁に繰り返す動作は出来る限り、1ステップで完結するように工夫すると、脳の疲れも軽減できると思います。

収納スペースを増やすのも手です。

両方から外せるキングファイルは使い勝手が良いと感じます。

ホッチキスを外す必要がある場合は楕円タイプを使う事。
平行タイプだと外しにくくなるため。

パソコンに付せんを表示させる
簡単なメモ程度なら有効

 

仕事効率化:【ステップ3】作業のやり方を変える

黄色いマーカーは白黒印刷をすると色を塗ったところが印刷されないのが特徴です。
例えば、チェックと朱記をする場合、朱記した箇所のみがよく分かるため、重宝します。
青だと塗りつぶされてしまいます。

重要な仕事は午前中にやってしまう
脳が疲れていない時間に片づけてしまう事が重要です

ある作業の中に別々の作業が混ざっていた場合、一つの作業ごとに片づけるのがミスを減らすことに繋がります
例えば、コピーを取る。日付を書く。紙を折る。

人が絡む仕事からまず片づける事
これは社会人としては鉄則かもしれません。

 

仕事効率化:修正液ではなく、修正テープを使う。

修正液よりも修正テープの方が瞬間的に作業に取り掛かる事ができます。
修正液だと乾くまでの間、別の作業をしていなければなりません。

TO FROMフォルダを作る
その中身は日付ごとにする

【ステップ4】便利なグッズに頼る

仕事効率化:マグネットでエリア拡張

金属面に貼りつけることができます。
机下部分を拡張してやると多少スペースが確保できます。

 

仕事効率化:消えるペンを使用する

消えるペンを使っています。

指サックを使う
ちょっと見た目は良くないかもしれませんが効果絶大です。

キングファイルは両方から外せるものが便利。

筆箱は透明な物を使う

人は一日に万のことを考えているらしいです。
少しでも考える事が減れば、効率を上げられる気がします。

 

仕事効率化:折れないシャーペンを使って時短する

速記用のシャーペンが便利です。
「プレスマン」は速記をする記者の方が愛用しているペンです。

字を消す時は、薄い金属板を使うと綺麗に消せる。
先が尖がった細い消しゴムを使うよりも、こちらのやり方の方が綺麗に素早く消せるので良いと思っています。

 

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